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Estas son las 10 funciones de Excel que todos deberíamos aprender, según Harvard

Excel es un programa bastante útil para los estudiantes de contabilidad. Foto: composición LR/ComputerHoy/HarvardExcel hace su aparición en 1982, cuando Microsoft lanzó al mercado una hoja de cálculo llamada Multiplan. Desde entonces, este innovador programa informático ha evolucionado mucho y se ha vuelto indispensable para muchas personas, especialmente para quienes se dedican al mundo de

Estas son las 10 funciones de Excel que todos deberíamos aprender, según Harvard

Excel es un programa bastante útil para los estudiantes de contabilidad. Foto: composición LR/ComputerHoy/Harvard

Excel hace su aparición en 1982, cuando Microsoft lanzó al mercado una hoja de cálculo llamada Multiplan. Desde entonces, este innovador programa informático ha evolucionado mucho y se ha vuelto indispensable para muchas personas, especialmente para quienes se dedican al mundo de los negocios, el marketing y la organización en general.

Aunque el programa tiene más 500 funciones, en un artículo publicado en el sitio web Harvard Business Review se destacaron 10 funciones especialmente fáciles de aprender y que “pueden marcar la diferencia” a la hora de realizar alguna tarea informática. A continuación te mostramos cuáles son, cómo ejecutarlas y cuánto tiempo en promedio te tomaría aprenderlo.

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Ctrl Z / Ctrl Y (1 minuto)

Al igual que en muchos otros programas, en Excel, el comando Ctrl + Z se usa para revertir errores. Aunque también existe otra opción que te ayudará a revertir cualquier equivocación que eliminaste con el Ctrl + Z, esta es el comando Ctrl + Y.

Suma rápida (2 minutos)

Una de las primeras funciones que seguramente aprendiste en Excel es a sumar una fila o columna. Para agilizar este proceso puedes seleccionar la celda y hacer clic en Ctrl + Shift + =. De esta manera se activará la función autosuma en apenas unos segundos.

Insertar varias filas (2 minutos)

Esta función es ideal para cuando necesites añadir varias filas a una tabla, puesto que hacerlo una por una te tomaría mucho tiempo y esfuerzo. Para llevarlo a cabo debes emplear un atajo del teclado (Ctrl, shift, +), seleccionar el número de filas que quieres agregar y hacer clic en el botón derecho para insertadas. También tienes la opción de utilizar el comando insertar filas de hoja, siempre y cuando selecciones antes las filas que vas a añadir.

Ctrl + flechas (5 minutos)

Esta opción es especialmente práctica para grandes bases de datos, puesto que permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual. Para ejecutar esta técnica debes apretar el comando Ctrl + Abajo o desplazarte por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos en segundos y maximizar tu productividad.

Según Harvard, el 10% de la vida laboral de un empleado de una oficina es destinada a realizar hojas de cálculo. Foto: Excel

Eliminar duplicados (10 minutos)

Sirve para eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel. La Universidad de Harvard recomienda colocar en otra hoja lo que desees borrar. De este modo, el sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.

¿Cómo ejecutarlo? Selecciona la tabla, ve a la pestaña datos de Excel y haz clic en quitar duplicados. El programa te preguntará a qué columna le aplicarás ese cambio.

Una de las funciones que las personas deben saber de Excel es la función eliminar duplicados. Foto: BUSCARV

F4 (10 minutos)

Este botón tiene dos funciones específicas en Excel: crear una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente. Pulsa F4 cuando quieras hacer cualquiera de estas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Si presionas la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de posibles referencias.

Pegado especial (10 minutos de aprendizaje)

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero si necesitas algo más avanzado, puedes utilizar una opción llamada pegado especial, que sirve para que puedas elegir qué elementos copias y cuáles no. De esa manera evitas copiar formatos o fórmulas indeseadas.

¿Cómo ejecutarlo? Copia lo que hay en tu celda (Ctr+C) pulsando Ctrl+Alt+V y selecciona lo que quieres copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También puedes usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

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Congelar paneles (15 minutos)

Esta función es quizás una de las más útiles porque te permite contrastar datos que tienes lejos de otros en la hoja de cálculo. Para ejecutarlo solo tienes que elegir la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y hacer clic en el menú vista o visualización. Después selecciona inmovilizar fila superior e inmovilizar columna, haciendo clic en lo que quieras congelar.

Relleno rápido (30 minutos)

Se trata de una función que le permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que haces e identificar patrones para completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente. Para activarlo, debes pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de datos y hacer clic en relleno rápido. Si no te aparece esa opción, prueba en avanzado y relleno rápido automático, dice Microsoft Office en su página de ayuda.

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Índice y coincidir (45 minutos)

Índice y coincidir se usan ampliamente en Excel para realizar búsquedas complejas. Si quieres ponerlo a prueba, debes saber que índice tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas. Coincidir (valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

¿Qué significa Excel?

El nombre Excel viene de la palabra en inglés que se refiere a algo o alguien que “se destaca entre los demás” o “es mejor que los otros”.

Excel, también conocido como Microsoft Excel, es parte del paquete de herramientas básicas de escritorio que Microsoft ofrece desde su primera versión, que incluye los siguientes programas:

  • Microsoft Word o Word: procesador de texto,
  • Microsoft Excel o Excel: hoja de cálculos y creador de gráficos, y
  • Microsoft Powerpoint o Powerpoint: creación y diseño de diapositivas para presentaciones.

¿Para qué sirve Excel?

El manejo del Excel abre puertas a nivel profesional, ya que en cualquier clase de trabajo o negocio es utilizada esta hoja de cálculo, que puede ayudar a simplificar tareas y actividades diarias como:

  • Registrar bases de datos
  • Realizar gráficas de datos y tablas dinámicas.
  • Hacer cálculos matemáticos.
  • Calcular presupuestos.
  • Realizar informes contables.
  • Llevar un registro de gastos personales y hogar
  • Planificar eventos.
  • Organizar agendas e itinerarios.
  • Organizar los pagos de créditos, tarjetas, hipotecas, entre otros.
  • Elaborar planes de alimentación.

¿Cuáles son los elementos básicos del Excel?

Al igual que otros programas informáticos, Excel cuenta con sus propias herramientas y elementos básicos de trabajo que facilitan su uso. Por ello, te dejamos alguno de estos que debes tener en cuenta:

  • Hoja de trabajo
  • Filas
  • Columnas
  • Celdas
  • Barra de herramientas
  • Barra de fórmulas
  • Cinta de opciones
  • Etiqueta de hojas
  • Cuadro de nombres

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